Marek (imię zmienione) napisał do mnie po raz pierwszy z prostym problemem. Spędzał cztery godziny dziennie na zadaniach, które nie generowały wartości dla klienta. Czytał maile z prośbami o wyjaśnienia. Przepisywał postanowienia. Formatował pisma. Czyli wszystkie zadania, których nie da się rozliczyć po stawce godzinowej.
Zaczęliśmy od dwutygodniowego audytu czasu. Marek przez czternaście dni notował co trzydzieści minut, co właśnie robi. Bez tego nie da się wdrożyć AI sensownie. Bo nie wiesz, gdzie naprawdę tracisz czas. A AI uderzone w złe miejsce daje zero zwrotu.
Wyniki audytu zaskoczyły Marka. Sześćdziesiąt procent jego dnia szło na trzy rzeczy. Maile z tymi samymi pytaniami od klientów na różnych etapach sprawy. Pisma proste, które wystarczyło wypełnić w gotowych szablonach. I streszczenia dokumentów, które przygotowywała jego asystentka, a Marek czytał drugi raz.
Najtrudniejszy był pierwszy tydzień. Marek miał poczucie, że oszukuje. Bo praca, która zajmowała mu wcześniej trzy godziny, teraz schodziła do dwudziestu minut. I trudno było się przyzwyczaić, że to nie błąd, tylko skutek lepszego procesu.
A po trzech tygodniach uderzył drugi efekt. Marek miał więcej cierpliwości do rozmów z klientami. Bo nie wracał z sądu zmęczony do trzech godzin papierologii. I jego klienci zaczęli to wyczuwać. Bo ton maili zmienił się z urzędowego na konsultacyjny.
Po pierwszym tygodniu nie wierzyłem, że to działa. A po pierwszym miesiącu wziąłem urlop pierwszy raz od trzech lat.
Ten model sprawdza się wszędzie tam, gdzie powtarzasz tę samą pracę co kilka dni. Kancelaria prawna, biuro księgowe, gabinet medyczny, agencja ubezpieczeniowa. Każda firma, w której właściciel ma dziennik pełen niewidocznej rutyny. I wystarczy ten dziennik raz porządnie odczytać. Potem trafia się trzy procesy, których automatyzacja zwróci się w pierwszym kwartale, a reszta przychodzi sama jako kolejne pomysły zespołu.
Co ważne, Marek nie zatrudnił nowej osoby do obsługi AI. Workflow utrzymuje sam i jego asystentka. Wszystkie szablony żyją w jednym dokumencie Notion, do którego dopisuje aktualizacje po nowych typach spraw. A miesięczny budżet na całe AI w kancelarii to mniej niż jeden bilet do kina dziennie.